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Office Assistant
Hays is seeking an Office Assistant to ensure the day-to-day running of its office in western Madrid and provide administrative support to the team and management. The role includes managing visitors, suppliers, meetings and travel, as well as collaborating with the HR, marketing and sales teams. The position is permanent and on-site, and professional proficiency in Spanish and English is required.
Information about Hays
- Official domain
- hays.es
- Open jobs
- 416
Job details
The full description published by Hays.
Desde Hays nos encontramos en búsqueda de un/a Office Assistant con idiomas para incorporarse a una compañía internacional ubicada en Madrid Oeste. Buscamos un perfil polivalente, organizado y resolutivo, cuyo foco principal será garantizar el correcto funcionamiento de la oficina de Madrid y ofrecer soporte administrativo y organizativo al equipo y a Dirección. Se trata de una posición principalmente orientada a Office
Support, aunque contará también con funciones de apoyo a Dirección, Recepción y colaboración transversal con otros departamentos. FUNCIONES: Gestión diaria de la oficina: recepción y atención de visitas y llamadas, mensajería, paquetería, material y suministros. Coordinación con proveedores y seguimiento de incidencias relacionadas con instalaciones, IT, equipamiento o salas de reuniones. Organización y preparación de reuniones, visitas y necesidades logísticas de la oficina.
Apoyo al Director en tareas administrativas y organizativas, incluyendo gestión puntual de agenda, reuniones, documentación y desplazamientos. Coordinación de viajes del personal de la oficina de Madrid: reservas, alojamientos, transportes, modificaciones y posibles incidencias. Preparación, revisión y formato de documentación, presentaciones y comunicaciones internas. Apoyo puntual en la organización de eventos, ferias y acciones corporativas. Colaboración operativa con áreas como RRHH, Marketing y Sales en las necesidades del día a día de la oficina.
REQUISITOS: Experiencia previa en posiciones de Office Assistance/Support, Office Management, Executive Assistance o similares. Nivel profesional de español e inglés. Nivel profesional de francés, alemán, italiano u otros idiomas. Buen manejo de herramientas Office y capacidad para elaborar documentación y presentaciones. Perfil organizado, resolutivo, discreto, polivalente y con capacidad de adaptación. Disponibilidad para realizar desplazamientos puntuales, aproximadamente una vez al mes. CONDICIONES: Contratación indefinida. Modelo 100 % presencial.
Horario habitual de 9:00 a 18:00h, con flexibilidad de entrada y salida. Jornada intensiva los viernes y durante el verano. Seguro médico y retribución flexible. Tu siguiente paso Si estás interesado en esta oferta, haz clic en "aplicar ahora" para enviar una copia actualizada de tu CV, o llámanos ahora. Si esta oferta no se adapta a tu perfil, pero estás buscando un nuevo puesto de trabajo, por favor contáctanos y lo comentamos. Te garantizamos la confidencialidad. #LI-DNI #1131207 - Chiara Mazzeo
Requirements
- Professional proficiency in Spanish and English
- Professional proficiency in French, German, Italian or other languages
- Good command of Office tools
- Experience in office assistance/support, office management, executive assistance or similar roles
- Availability for occasional travel, approximately once a month
Benefits mentioned
- Health insurance
- Flexible compensation
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How do I apply?
The job is published on Hays’s website. Open the original posting ↗ to submit your application. Screeningpass does not fill in a form for you.
Who should you write to at Hays about this role?
Start a contact search from this page. Screeningpass suggests up to three people connected to the role. Choose whom to write to, then Screeningpass looks for their professional email and prepares a message. You review it and send it yourself with Gmail. An email address is not always available, and a reply is never guaranteed.
How much does finding a contact cost?
A search costs 1 credit. Your credit is returned if the search fails. Signing up gives you 3 credits, enough for 3 searches.
What does Screeningpass do?
Screeningpass brings together internships, apprenticeships and jobs published by companies. For a job, Screeningpass finds someone to contact at the company, looks for their professional email and prepares a message using your CV. See how it works in detail.
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Manages specialist medical visits in Barcelona and surrounding areas, developing relationships with healthcare professionals and implementing the commercial and promotional plan. The role coordinates its work with the Sales, Marketing and Scientific teams, and requires experience in medical visits or similar commercial roles in the pharmaceutical sector. A company car, work tools and a career plan are offered.
You will develop commercial activity for public works machinery in Madrid, managing a client portfolio and identifying new business opportunities. You will advise clients and negotiate and close sales; commercial or technical profiles with industry experience are welcome.
Como responsable de automatización y digitalización industrial en Oñati, mantendrás y optimizarás PLCs y sistemas de automatización en planta. Participarás en proyectos de conectividad OT, captura de datos y modernización tecnológica, e integrarás tecnologías como OPC-UA, SCADA e Historian. El puesto requiere al menos cinco años de experiencia en automatización industrial y programación de PLCs; la jornada es partida, sin turnos.
El puesto de Controller Financiero abarca el control de la información contable, los cierres y el reporting periódico. También incluye la planificación financiera, el análisis de resultados, la tesorería y la mejora de los controles internos. Se requieren entre 7 y 12 años de experiencia en control financiero, incluidos al menos 4 años en auditoría Big Four, además de español nativo e inglés alto.
Como consultor SAP LMS, configurarás y administrarás SuccessFactors Learning de principio a fin, incluida su integración con otros módulos de SuccessFactors. El puesto incluye migraciones de datos, reporting, talleres con clientes y soporte durante la puesta en marcha. El proyecto es remoto desde España, con una disponibilidad de 40 horas semanales y horario flexible.
La persona responsable de Sistemas y Transformación Digital liderará la gestión tecnológica y proyectos de digitalización, datos e inteligencia artificial en Bilbao. El puesto abarca infraestructuras, redes, ciberseguridad, aplicaciones y soporte, además de la gestión de proveedores tecnológicos. Se requieren al menos 4 años de experiencia y dominio de euskera e inglés.